ระบบการขาย

ผู้จัดการฝ่ายขาย

-                -   สามารถเข้าระบบอื่นๆ ได้แต่ไม่สามารถแก้ไข หรือ ลบข้อมูลได้ ดูได้อย่างเดียว

-                -   สามารถเรียกดูข้อมูลย้อนหลังของระบบการขายได้

-                -   สามารถเรียกดูข้อมูลการจัดส่งสินค้าให้กับลูกค้าจากระบบการขนส่งได้

พนักงานฝ่ายขาย

-               -   สามารถเรียกดูข้อมูลสินค้า จากระบบการคลังได้

-               -   สามารถเพิ่ม ลบ แก้ไข ข้อมูลลูกค้าได้

-               -   สามารถเพิ่ม ลบ แก้ไข ข้อมูล ออเดอร์ได้

-               -   สามารถเรียกดูข้อมูลใน ระบบการขายได้

-               -   สามารถทำใบเบิกสินค้า จากระบบการคลังได้

-               -   สามารถดู สถานการณ์จัดส่งสินค้าให้กับลูกค้า จากระบบการขนส่งได้

การเสนอแนวทางเลือกในการนำระบบพัฒนาระบบการขายและการตลาดมาใช้งาน

                แผนกการขายและการตลาด มีหน้าที่ในการให้บริการจำหน่ายสินค้า โดยแผนกการขายและการตลาดจะเก็บข้อมูลการสั่งซื้อสินค้า ข้อมูลการส่งของ

                                แนวทางเลือกเพื่อนำระบบใหม่มาใช้งานโดยมีแนวทางเลือกจำนวนทั้งสิ้น 3 ทางเลือก ดังนี้

 การประเมินแนวทางเลือกที่ 1

                ทางทีมงานได้ทาการประเมินผลแนวทางเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม โดยกำหนดเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) เชิงปริมาณเปรียบเทียบไว้เป็น 4 ระดับ ดังนี้

น้ำหนักเท่ากับ 4 ช่วงคะแนน 100-90 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดีมาก

น้ำหนักเท่ากับ 3 ช่วงคะแนน 89-70 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดี

น้ำหนักเท่ากับ 2 ช่วงคะแนน 69-50 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ พอใช้

น้ำหนักเท่ากับ 1 ช่วงคะแนน 49-30 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ปรับปรุง

สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 1

                สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกและคัดเลือกซื้อ Software A มาใช้งาน เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด

การประเมินแนวทางเลือกที่ 2

                ทางทีมงานได้ทาการประเมินผลแนวทางเลือกว่าจ้างบริษัทภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ ที่เหมาะสม โดยกำหนดเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) เชิงปริมาณเปรียบเทียบไว้เป็น 4 ระดับ ดังนี้

น้ำหนักเท่ากับ 4 ช่วงคะแนน 100-90 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดีมาก

น้ำหนักเท่ากับ 3 ช่วงคะแนน 89-70 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดี

น้ำหนักเท่ากับ 2 ช่วงคะแนน 69-50 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ พอใช้

น้ำหนักเท่ากับ 1 ช่วงคะแนน 49-30 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ปรับปรุง

สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 2

                สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกและคัดเลือกว่าจ้างบริษัทติดตั้งระบบ A มาใช้งาน เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด

การประเมินแนวทางเลือกที่ 3 ไม่มี ในที่นี้ไม่มีข้อเปรียบเทียบ

                สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 3 ทางทีมงานพิจารณาแล้วว่า มีขีดความสามารถที่จะพัฒนาระบบได้ตามข้อกำหนดคุณสมบัติทางเทคนิคและความต้องการของผู้ใช้งานตามที่จัดทำ โดยใช้ระยะเวลาดำเนินการจำนวนทั้งสิ้น 6 เดือน และมีค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานจำนวนเงินทั้งสิ้น 230,000 บาท (ค่าเงินเดือน ค่าอุปกรณ์ ค่าล่วงเวลา ค่าเบ็ดเตล็ด และค่าสำรองฉุกเฉิน )

เปรียบเทียบแนวทางเลือกทั้ง 3

                ผลจากการพิจารณาแนวทางเลือกของทีมงานจากทั้งสามแนวทาง จะนำ เสนอเข้าสู่การพิจารณาของคณะผู้บริหารเพื่อพิจารณา เลือกแนวทางตามที่ได้นำเสนอจากทีมงานพัฒนา พร้อมข้อเสนอแนะในแต่ละแนวทางเลือกหลักทั้งสาม โดยมีรายละเอียดดังนี้

ผู้บริหารเลือกแนวทางที่ดีที่สุด

                หลังจากหัวหน้าทีมงานได้เสนอแนวทางเลือก โดยจัดทำข้อมูลเปรียบเทียบและข้อเสนอแนะแก่ทีมผู้บริหาร โดยใช้กฎเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) ดังตารางต่อไปนี้

สรุปผลการประเมินโดยทีมงานผู้บริหาร

                ทางทีมงานผู้บริหารได้พิจารณาตัดสินใจเลือกแนวทางใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบ (In-House Development) เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด นอกจากจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงานและความคุ้มค่าในการลงทุนแล้ว ยังเป็นการสร้างความสัมพันธ์อันดีของพนักงานภายในบริษัท พร้อมทั้งได้กำหนดมาตรการและมอบหมายแก่ผู้บังคับบัญชาโดยตรง คอยควบคุมดูแลทีมงานพัฒนาให้ดำเนินการเป็นไปตามวัตถุประสงค์ที่วางไว้

ขั้นตอนที่ 2

การเริ่มต้นและวางแผนโครงการ

เป้าหมาย

                นำระบบสาระสนเทศเพื่อการพัฒนาระบบการขาย ซื้อ-ขายสินค้าของบริษัทเพื่อลดภาระของฝ่ายการขาย วัตถุประสงค์

                โครงการการพัฒนาระบบการขาย ซื้อ-ขาย สินค้าของบริษัท มีวัตถุประสงค์ของการดำเนินงานเพื่อวิเคราะห์ ออกแบบ และพัฒนาให้เป็นระบบงานขายที่สามารถตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ได้ ได้อย่างมีประสิทธิ์ภาพ ขอบเขตของระบบ

                โครงการพัฒนาระบบการการพัฒนาระบบการ ช่วยการซื้อ-ขายสินค้าของบริษัทได้มีการจัดทำขึ้นโดยการว่าจ้างบริษัท A มารับผิดชอบโครงการ พร้อมกันนี้ได้กำหนดขอบเขตของระบบนี้มีรายละเอียดดังต่อไปนี้

-    ระบบจะต้องสามารถเรียกข้อมูลการซื้อ-ขายสินค้าของทางบริษัท

-    ระบบสามารถตรวจสอบการซื้อขายสินค้าได้

-    ช่วยการซื้อขายสินค้าของทางบริษัทได้สะดวก รวดเร็ว

-    สามารถตรวจเช็คสินค้าว่ามีเพียงพอกับการจำหน่ายสินค้าหรือไม่

-     ระบบจะต้องรองรับการทำงานแบบ Multi-User ได้

-     ระบบจะต้องใช้งานง่ายและสะดวก

-     ระบบจะต้องเกิดข้อผิดพลาดน้อยที่สุดต่อการทำงาน

-     ระบบจะต้องมีความถูกต้องและแม่นยำมากที่สุด

                ความต้องการในระบบ

                          ความต้องการในระบบใหม่ที่รวบรวมมาได้ คือ

-    ความรวดเร็วของระบบใหม่ในการทำงาน

-     สามารถเก็บข้อมูลเกี่ยวกับรายรับ การซื้อขายสินค้า และตรวจสอบข้อมูลดังกล่าวได้

-     สามารถเพิ่ม แก้ไข เปลี่ยนแปลงข้อมูลได้

-     สามารถให้บริการลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว

-     การเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงานทุกฝ่ายเช่น ฝ่ายคลังสินค้า

                ประโยชน์ที่ได้รับจากระบบ

-    บริษัทสามารถตรวจสอบแก้ไข รายรับ การซื้อขายสินค้า

-    บริษัทสามารถทราบยอดรายรับ-จ่ายของบริษัท

-    บริษัทมีผลการดำเนินการที่ดีขึ้น

-    ขั้นตอนการทำงานของระบบการขายในบริษัทที่มีความรวดเร็ว

-    สั่งจอง-การซื้อขาย ชัดเจนและรวดเร็วในการทำงาน

-    สามารถจัดเก็บยอดรายรับ ของบริษัทได้รวดเร็วและถูกต้อง และมีเอกสารใบเสร็จยืนยันให้ลูกค้า

-    การทำงานของพนักงานเป็นระบบและมีประสิทธิภาพ

-    ลดระยะเวลาในการทำงาน

  แนวทางในการพัฒนา

                การพัฒนาระบบของบริษัท ธาราทิพย์ จำกัด เป็นการพัฒนาระบบในส่วนของ ของแผนกการขายในส่วนของการทำระบบรายรับและการสั่งซื้อการขายสินค้าของบริษัท เพื่อลดภาระของฝ่ายการขายตามความต้องการในระบบที่ทีมงานได้รวบรวมจากผู้ใช้ที่เกี่ยวข้องดังกล่าว และผ่านการอนุมัติให้ดำเนินโครงการแล้วจากนั้นจึงได้จำลองขั้นตอนการทำงานของระบบ นำเสนอให้ผู้บริหารและผู้ใช้ระบบเพื่อตรวจสอบความถูกต้องและนำมาแก้ไขให้ตรงตามความต้องการ

                1. การค้นหาและเลือกสรรโครงการ

                2. การเริ่มต้นและการวางแผนโครงการ

                3. การวิเคราะห์ระบบ

                4. การออกแบบเชิงตรรกะ

                5. การออกแบบเชิงกายภาพ

                6. การพัฒนาและติดตั้งระบบ

                7. การซ่อมบำรุงระบบ

ขั้นตอนที่ 1 การค้นหาและเลือกสรรโครงการ ( Project Identification and Selection )

เป็นขั้นตอนในการค้นหาโครงการเพื่อพัฒนาระบบให้เหมาะสมกับระบบเดิมหรือให้เหมาะสมกับองค์กรที่มีการเปลี่ยนแปลงหรือต้องการระบบเพื่อนำมาใช้ในการบริหารงานในส่วนที่เกิดความบกพร่องของบริษัท เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพมากที่สุดในการทางานขององค์กร ดังนั้นจึงได้ยกตัวอย่างบริษัทที่ต้องการพัฒนาระบบคือบริษัท น้ำดื่มธาราทิพย์ จำกัด ข้อมูลดังที่กล่าวมาแล้วข้างต้น ในส่วนของระบบที่ต้องการแก้ไขคือ

-จัดเก็บข้อมูลรายรับ- ซื้อขาย สินค้า

-การตรวจสอบการสั่งจองสินค้า

ขั้นตอนที่ 2 การเริ่มต้นและวางแผนโครงการ

                เป็นขั้นตอนในการเริ่มต้นทำโครงการด้วยการเริ่มต้นจัดตั้งทีมงาน ซึ่งเราจะต้องกำหนดหน้าที่ให้กับทีมงานแต่ละคนอย่างชัดเจนเพื่อร่วมกันสร้างแนวทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้งานและนอกจากขั้นตอนดังกล่าวแล้วยังมีขั้นตอนอื่นอีกมากที่เกี่ยวข้องซึ่งเราสามารถสรุปกิจกรรมในขั้นตอนนี้ได้ดังนี้

                -เริ่มต้นทำโครงการ ก่อนเริ่มทำโครงการเราควรศึกษาระบบเดิมในการทำงานก่อน

                -กำหนดวัตถุประสงค์หรือทางเลือกในการนำระบบมาใช้

                -วางแผนการทำงานของระบบ

ขั้นตอนที่ 3 การวิเคราะห์

                1. ศึกษาขั้นตอนการทำงานของระบบ ดูว่าการทำงานของระบบการขาย มีการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้อย่างไรและเหตุใดจึงต้องมีการเปลี่ยนแปลงระบบ และระบบที่เปลี่ยนแปลงนี้จะเปลี่ยนในส่วนของระบบการสั่งซื้อสินค้า

                2. การรวบรวมความต้องการในระบบใหม่จากผู้ใช้ระบบ ศึกษาหรือสอบถามข้อมูลของระบบเดิมจากพนักงานหรือผู้ใช้ระบบ

                3. จำลองแบบความต้องการที่รวบรวมได้ เมื่อเรารวบรวมข้อมูลมาได้แล้ว ก็สามารถออกแบบจำลองดังกล่าวได้ ด้วยวิธีการใดก็ได้ที่นักวิเคราะห์ระบบนำมาใช้ในการทำงานของระบบ

ขั้นตอนที่ 4 การออกแบบเชิงตรรกะ

                เป็นขั้นตอนในการออกแบบขั้นตอนการทำงานของระบบในแต่ละส่วนงานหรือแต่ละแผนกของงาน ซึ่งในการออกแบบระบบ ระบบงานที่ได้ในแต่ละส่วนจะไม่เหมือนกัน ซึ่งอาจจะมีแบบฟอร์มหรือผลลัพธ์ที่ได้เมื่อเราวิเคราะห์ขบวนเสร็จเรียบร้อยแล้ว

ขั้นตอนที่ 5 การออกแบบเชิงกายภาพ

                ในขั้นตอนนี้เป็นการทำงานของระบบในส่วนของเทคนิคของโปรแกรมหรืออุปกรณ์ต่าง ๆ ที่นำมาใช้ในการปรับปรุงระบบอาจจะเป็นระบบรายรับ การซื้อขายสินค้า ฐานข้อมูล เพื่อให้ผู้ใช้งานระบบสามารถเข้าใจขั้นตอนการทำงานมากขึ้น ซึ่งสิ่งที่ได้ในส่วนนี้จะเป็นแค่การออกแบบหลังจากนั้นจะทำการส่งให้โปรแกรมเมอร์ต่อไป

ขั้นตอนที่ 6 การพัฒนาและติดตั้งระบบ

                ขั้นตอนนี้จะนำข้อมูลเฉพาะในส่วนที่ต้องการออกแบบของระบบมาทำการเขียนโปรแกรม เพื่อให้เป็นไปตามคุณลักษณะที่ต้องการของระบบงาน อาจนำโปรแกรมที่เขียนสำเร็จรูปแล้วมาใช้งานในระบบก็ได้ หลังจากเขียนโปรแกรมแล้วเราก็ควรทำการทดลองว่าโปรแกรมใช้งานได้เหมาะสมกับการทางานของบริษัทหรือไม่ ซึ่งในขั้นตอนนี้มีกระบวนการทำงานดังนี้

                · เขียนโปรแกรม

                · ทดสอบโปรแกรม

                · ติดตั้งระบบ

                · จัดทำเอกสาร สรุปผลการทำงานของระบบ

ขั้นตอนที่ 7 การซ่อมบำรุงระบบ

                อาจจะเป็นขั้นตอนสุดท้ายในการปรับปรุงระบบ เพราะหลังจากได้ระบบใหม่มาแล้ว เราก็นำเอาระบบที่ได้มานี้ทำการแก้ไขหากระบบที่ได้มาเกิดข้อผิดพลาด

 แผนการดำเนินงานของโครงการ

                แผนการดำเนินงานของโครงการที่ต้องการวิเคราะห์ระบบที่มีการเปลี่ยนแปลง คือ รายรับ ระบบการขายสินค้า และส่วนอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องมีดังต่อไปนี้

                - ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการ

                - ประมาณการใช้ทรัพยากร

                - ประมาณการใช้งบประมาณ

                - ประมาณระยะเวลาดำเนินงาน

ทีมงานรับผิดชอบโครงการ

                ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการที่จะได้รับมอบหมาย คือ บุคลากรแผนกคอมพิวเตอร์ทั้ง 3 คนจะดำรงตำแหน่งหน้าที่ที่ได้รับมอบหมาย ดังต่อไปนี้

                - นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ ทำหน้าที่ในการวิเคราะห์และออกแบบระบบ ตลอดจนเก็บรวบรวมข้อมูลและติดต่อประสานงานระหว่างผู้ใช้กับทีมโปรแกรมเมอร์ จัดทำเอกสารของระบบ ทดสอบโปรแกรมของระบบ และอื่นๆที่เกี่ยวข้อง

                - โปรแกรมเมอร์ ทำหน้าที่ในการเขียนและติดตั้งโปรแกรมของระบบ รวมทั้งทดสอบโปรแกรมและพัฒนาตัวต้นแบบเพื่อสอบถามความคิดเห็นและผลการตอบรับจากผู้ใช้ระบบ

ประมาณการใช้แหล่งทรัพยากร

                1.เครื่องแม่ข่าย server  จำนวน 1 เครื่อง

                2.เครื่องลูกข่าย (Workstation)  จำนวน5 เครื่อง

                3.เครื่องพิมพ์ (Printer)  4 เครื่อง

                4. อุปกรณ์ต่อพวง 8 ชุด (ตามความเหมาะสม)

ประมาณการใช้งบประมาณ

                1. ค่าตอบแทนสำหรับทีมพัฒนาระบบ                          120,000 บาท

                2. ค่าอุปกรณ์ต่างๆในการดำเนินงาน                             75,000   บาท

                3. ค่าบำรุงรักษาระบบ                                                       35,000   บาท

                รวม                                                                                        230,000 บาท

ประมาณการระยะเวลาดำเนินงาน

                ระยะเวลาดำเนินการจัดทำระบบรายรับ-รายจ่าย ประมาณการว่าจะต้องใช้ระยะเวลา 6 เดือน นับตั้งแต่ เดือน มกราคม – มิถุนายน 2557 ซึ่งระยะเวลาที่ประมาณการนี้รวมเพื่อเวลาที่ต้องสูญเสียไป กรณีมีเหตุไม่คาดคิด

ขั้นตอนที่ 3

การกำหนดความต้องการของระบบ

               

                เมื่อโครงการพัฒนา ระบบรายรับการซื้อสินค้า ได้รับการอนุมัติจากการนำเสนอโครงการในขั้นตอนที่ผ่านมา ดังนั้น จึงเริ่มต้นด้วยความการเก็บรวบรวมข้อมูลเพิ่มเติม เพื่อแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นจากระบบเดิม ในการกำหนดความต้องการครั้งนี้ ทีมงานเลือกใช้วิธีการสังเกตการณ์โดยสังเกตการณ์แบบไม่รู้ตัว

ออกสังเกตการณ์

                บุคคลผู้ที่ถูกสังเกตการณ์ คือบุคคลที่ทำหน้าที่เดินส่งเอกสารต่างในบริษัท โดยแต่ละแผนกอยู่ไกลกัน ข้อมูลและเอกสารของระบบงานเดิมที่รวบรวมได้ จากการที่ทีมงานได้เก็บรวบรวมข้อมูลของระบบ ด้วยวิธีการสังเกตการณ์ สามารถสรุปข้อมูลที่ได้รับดังนี้

ความต้องการในระบบใหม่

                -ความรวดเร็วของระบบใหม่ในการทางาน

                -สามารถเก็บข้อมูลเกี่ยวกับรายรับ การซื้อขายสินค้า และตรวจสอบข้อมูลดั่งกล่าวได้

                -สามารถเพิ่ม แก้ไข เปลี่ยนแปลงข้อมูลได้

                -สามารถให้บริการลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว

                -การเพิ่มประสิทธิภาพในการทางานของพนักงานทุกฝ่ายเช่น ฝ่ายคลังสินค้า

ขั้นตอนที่ 4

แบบจำลองขั้นตอนการทำงานของระบบ

                แบบจำลองขั้นตอนการทำงานของระบบ ระบบพัฒนาระบบงานซื้อขายสินค้า บริษัทธาราทิพย์ จำกัด ขั้นตอนการวิเคราะห์ความต้องการของระบบใหม่ (System Requirement Structuring)

อธิบาย Context Diagram

                จาก Context Diagram ของระบบการบริหารงาน บริษัทธาราทิพย์ซึ่งสัญลักษณ์ Process จะใช้แทนการทำงานทุกขั้นตอนของระบบการซื้อขายสินค้านี้ โดย External Agents ที่เกี่ยวข้องกับระบบ ได้แก่ ผู้จัดการ แผนกการขาย External Agents ดังกล่าวกับระบบการซื้อขายสินค้า ทำให้ทราบโดยภาพรวมว่าระบบมีความสามารถทำอะไรได้บ้าง สามารถอธิบายเอกสารข้อมูลที่อยู่บน Dataflow เข้าและออกระหว่าง External Agents และระบบ ได้ดังนี้

แผนกการขาย

                พนักงานจะมีหน้า เพิ่ม/ลบ/แก้ไข ข้อมูลสินค้า ข้อมูลลูกค้า ข้อมูลสินค้า เมื่อสำเร็จแล้ว ระบบจะทำการยืนยัน การเพิ่ม/ลบ/แก้ไข

ผู้จัดการ

                จะเรียกดูข้อมูลระบบซึ่งอาจจะดูมาจากรายงานจากแผนกการขายหรือดูในระบบ โดยในระบบจะมีข้อมูลลูกค้า ข้อมูลสินค้า ข้อมูลการสั่งซื้อ และเมื่อข้อผิดพลาดหรือต้องแก้ไข จะส่งกลับไปให้พนักงานแผนกการขายทำการแก้ไข แล้วดาเนินงานต่อไป

Data flow Diagram Level 0

อธิบาย Data flow Diagram Level 0
                จาก Context Diagram สามารถแบ่งขั้นตอนการทำงานภายในระบบออกเป็น 3 ขั้นตอน ดังนั้นจึงแยก Process ที่เกี่ยวข้องกับระบบ ดังรายละเอียดต่อไปนี้

Process 1.0

                พนักงานหรือผู้จัดการทำการ Login เข้าสู่ระบบ ระบบทาลำการตรวจข้อมูลว่าตรวจกับฐานมูลหรือไม่ถ้าตรงกันกันจะสามารถเข้าสู่ระบบได้

Process 2.0

                พนักงานแผนกการขาย ทำการ เพิ่มข้อมูลลูกค้า,ข้อมูลสินค้า,ข้อมูลการขายสินค้า เข้าสู่ระบบ และทำงานบันทึกข้อมูล ลงฐานข้อมูลของแต่ละส่วน เช่น ข้อมูลลูกค้า เข้า ฐานข้อมูลลูกค้า ข้อมูลการซื้อขาย เข้าฐานข้อมูลการซื้อขาย และพนักงานสามารถเรียกดูข้อมูลสินค้าได้โดยจะดึงข้อมูลจากฐานข้อมูล

Process 3.0

                ผู้จัดการสามารถเรียกดูข้อมูลทั้งหมดจากระบบ และระบบจะส่งข้อมูลทั้งหมด ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลลูกค้า ข้อมูลการซื้อขาย ข้อมูลลูกค้า โดยหากพบข้อผิดพลาด จะส่งกลับไปให้พนักงานทำการแก้ไข

Data flow Diagram Level 1.0

อธิบาย Data flow Diagram Level 1

                จาก Context Diagram สามารถแบ่งขั้นตอนการทางานภายในระบบออกเป็น 3 ขั้นตอน ดังนั้นจึงแยก Process ที่เกี่ยวข้องกับระบบ ดังรายละเอียดต่อไปนี้

Process 1.1

                พนักงานหรือผู้จัดการเข้าสู่ระบบพิมพ์ ข้อมูล User เพื่อเข้าสู่ระบบ Login ระบบทำการตรวจเช็ค user , password จากฐานข้อมูลว่าถูกต้องหรือไม่ และระบบจะส่งการยืนยันการเข้าสู่ระบบ

Process 2.1

                พนักงานแผนกการขาย นำข้อมูลลูกค้าเข้าสู่ระบบ ระบบทำการบันทึกข้อมูลลงฐานข้อมูล

Process 2.2

                พนักงานแผนกการขายนำข้อมูลการซื้อขายสินค้าเข้าสู่ระบบ ระบบทำการบันทึกข้อมูลลงฐานข้อมูล

Process 2.3

                พนักงานแผนกการขายเรียกดูข้อมูลสินค้า ระบบทำการดึงข้อมูลสินค้าจากฐานข้อมูล

Process 3.1

                ผู้จัดการเรียกดูข้อมูล ลูกค้า ข้อมูลสินค้า ข้อมูลสินค้า โดยระบบจะดึงข้อมูลจากฐานข้อมูล

 โครงสร้างตารางทางฐานข้อมูลของแผนกการขายมีดังนี้

ตารางลูกค้า

ตารางสินค้า

ตารางผู้ใช้งาน

ตารางการสั่งซื้อสินค้า

ขั้นตอนที่ 5

การออกแบบ User Interface

หน้า login เป็นหน้าที่พนักงานแผนกการขาย เข้าสู่ระบบเพื่อทำการเพิ่ม/แก้/ลบข้อมูลสินค้า , ข้อมูลลูกค้า

หน้าเข้าสู่ระบบ

เมื่อพนักงานเข้าสู่ระบบแล้ว โปรแกรม 3 ส่วน โดยแต่ละส่วนจะทำงานดังนี้

ส่วนที่1 คลิกเพื่อเข้าไปสู่หน้า ของข้อมูลลูกค้า

ส่วนที่2 คลิกเพื่อเข้าไปสู่หน้า ของข้อมูลการซื้อขาย

ส่วนที่ 3 คลิกเข้าไปหน้าสินค้า

ส่วนที่4 คือออกจากระบบ

หน้าเมื่อเข้าสู่ระบบผิดพลาด

เมื่อพนักงานเข้าสู่ระบบผิดพลาด ส่วนการทำงานหน้านี้มี 1 ส่วน

ส่วนที่1 เข้าสู่ระบบใหม่โดย เมื่อคลิกแล้วระบบจะทำการย้อนกลับไป หน้า Login ใหม่อีกครั้ง

หน้าข้อมูลลูกค้า

หน้าส่วนของลูกค้ามีส่วนการทำงาน 6 ส่วนดังนี้

                1.การเพิ่ม/บันทึกข้อมูล เมื่อพนักงานต้องการเพิ่มข้อมูลค้าก็กรอกข้อมูล ลงในช่อง แล้วทำการกดเพิ่มข้อมูลก็จะทำการจัดเก็บ

                2.การแก้ไข ถ้าเกิดเหตุข้อมูลผิดพลาดพนักงานจำเป็นต้องแก้ไขข้อมูล สามารถทำได้โดย กรอกรหัสลูกค้าที่จะทำการแก้ไขแล้วคลิก ที่ ปุ่มค้นหา ระบบก็จะดึงข้อมูลลูกค้าออกมาและทำการแก้ไขเมื่อสำเร็จให้พนักคลิกปุ่มแก้ไขซ้ำเพื่อทำการบันทึกข้อมูล

3.การลบข้อมูล ในส่วนนี้เมื่อพนักพนักงานต้องการลบชื่อลูกค้าก็ทาชำในลักษณะเดียวกับการแก้ไขข้อมูลโดยการค้นหารหัสลูกค้า แล้วทำการลบได้ โดยคลิกปุ่มลบ

4.ค้นหา/เรียกดู เมื่อพนักงานต้องเรียกดูข้อมูลค้า หรือต้อง แก้ไขข้อมูล ลบข้อมูล

5.พิมพ์ ในส่วนนี้จะเป็น พิมพ์ชื่อลูกค้า โดยเมื่อคลิกแล้วจะแสดงลักษณะดังรูป

6. ย้อนกลับ เป็นปุ่มพนักงานทำงานเสร็จสินแล้ว ย้อนกลับเมนูหลักเพื่อ ออกจากระบบ หรือ ทำงานในส่วนอื่น

หน้าข้อมูลสินค้า

หน้าส่วนของสินค้ามีส่วนการทำงาน 2 ส่วนดังนี้

                1. ค้นหาสินค้าโดยการป้อน รหัสสินค้า แล้วค้นหาก็จะแสดงข้อมูล ของสินค้าขึ้นมาเพื่อให้ทราบว่า รายการสั่งซื้อ ที่ลูกค้าสั่งมีจำนวนสินค้าหรือไม่

2. ย้อนกลับ เป็นปุ่มพนักงานทำงานเสร็จสิ้นแล้ว ย้อนกลับเมนูหลักเพื่อออกจากระบบ หรือ ทำงานในส่วนอื่น

หน้าข้อมูลการซื้อขาย

 ข้อมูลการซื้อขาย จะเป็นที่พนักงานไม่สามารถแก้ไขหรือเพิ่มได้ เนื่องเป็นหน้าที่ของลูกค้าที่ซื้อสินค้าพนักงานจึงไม่มีสิทธิ์ในส่วนนี้ และหน้านี้ส่วนทำงานเพียง 3 ส่วนเท่านั้น

                ส่วนที่ 1 เมื่อพนักงานดูข้อมูลการซื้อขายย้อนหลังแล้วมีความจำเป็นต้องการพิมพ์ก็สามารถกระทำได้โดยคลิกปุ่มพิมพ์บนโปรแกรม ระบบก็จะทำการพิมพ์ ข้อมูลดังกล่าวดังรูป

ส่วนที่ 2 ย้อนกลับ เป็นปุ่มพนักงานทำงานเสร็จสิ้นแล้ว ย้อนกลับเมนูหลักเพื่อ ออกจากระบบ หรือ ทำงานในส่วนอื่น

                ส่วนที่ 3 จ่ายแล้ว หมายถึง ถ้าลูกค้าชำระเงินแล้วก็จะแจ้ง เพื่อให้ทราบว่าลูกได้ชำระเงินแล้ว แต่ถ้ากรณีลูกค้ายังไม่ชำระเงิน คำว่าจ่ายแล้ว ก็ไม่ปรากฏ ขึ้นมา

ขั้นที่ 6

การพัฒนาและติดตั้งระบบระบบ

                เอกสารคู่มือการใช้งานโปรแกรมของระบบงานซื้อขายสินค้า เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ระบบสามารถเข้าใจการทำงานของโปรแกรมมากยิ่งขึ้น โดยมีรายละเอียดดังต่อไปนี้

-                   แนะนำ โปรแกรมระบบรายรับ-รายจ่าย

-                   โปรแกรมระบบงานซื้อขายสินค้า เป็นโปรแกรมที่ทำซึ่งประกอบด้วยระบบย่อยทั้งหมด 2 ระบบ ได้แก่ระบบลูกค้า กับ ระบบข้อมูลการซื้อขาย

การติดตั้งระบบ ทีมงานเลือกที่จะติดตั้งระบบแบบขนาน คือการใช้ระบบใหม่ และ ระบบเก่า ไป พร้อมๆ กัน เพราะ ทีมงานที่พัฒนาระบบได้เล็งเห็นถึงความสำคัญในการดำเนินงาน เพราะ ถ้าหากวางระบบใหม่ทั้งหมดทีเดียว อาจทาให้การดำเนินงานเกิด การขัดข้องได้ จึงเลือกที่จะติดตั้งระบบแบบขนาน

ขั้นที่ 7

การซ่อมบำรุง

                การซ่อมบำรุงนั้นจะขึ้นอยู่กับผู้พัฒนาระบบว่าระบบนั้นมีปัญหาอะไรบ้างจะอยู่ในความดูแลของผู้พัฒนาระบบมีการดูแลระบบอย่างต่อเนื่องเมื่อระบบมีปัญหาทางผู้พัฒนาระบบจะทำการซ่อมแซมระบบอย่างรวดเร็วหลังเกิดปัญหา